A ata de registro de preços (ARP) é um dos instrumentos mais importantes no contexto das licitações públicas, oferecendo flexibilidade e eficiência para a administração pública adquirir bens e serviços. Recentemente, a nova Lei de Licitações (Lei nº 14.133/2021) trouxe uma mudança significativa no prazo de vigência da ARP. Anteriormente, esse prazo era limitado a 12 meses, mas, agora, pode ser prorrogado por igual período, ou seja, por mais 12 meses, totalizando até dois anos.

Neste artigo, vamos explicar em detalhes essa alteração, como ela impacta os processos licitatórios e quais os benefícios e desafios tanto para o setor público quanto para as empresas que participam dessas licitações.

O que é uma ata de registro de preços?

A ata de registro de preços é um documento formalizado entre a administração pública e os fornecedores, que fixa os preços de bens ou serviços que podem ser adquiridos ao longo de um determinado período. Diferente de um contrato imediato, a ARP permite que a administração adquira os itens registrados conforme a necessidade, sem ter que realizar novos processos licitatórios para cada compra.

Esse modelo é especialmente vantajoso para compras frequentes e recorrentes, como materiais de escritório, medicamentos, ou até serviços de manutenção, pois facilita e acelera a contratação.

A mudança na vigência da ata de registro de preços

Antes da nova Lei

Sob a vigência da Lei nº 8.666/1993, a ata de registro de preços tinha um prazo de validade máximo de 12 meses, sem possibilidade de prorrogação. Isso significava que, ao fim desse período, a ARP expirava e a administração era obrigada a realizar um novo processo licitatório caso quisesse continuar a adquirir os bens ou serviços listados na ata.

O que mudou com a Lei nº 14.133/2021

Com a entrada em vigor da Lei nº 14.133/2021, conhecida como a Nova Lei de Licitações, houve uma alteração substancial no prazo de vigência da ARP. O art. 84 da Lei nº 14.133 estabeleceu que a ata de registro de preços terá um prazo de 1 ano, podendo ser prorrogada por mais 12 meses, desde que seja comprovado que o preço registrado continua vantajoso para a administração pública:

Art. 84. O prazo de vigência da ata de registro de preços será de 1 (um) ano e poderá ser prorrogado, por igual período, desde que comprovado o preço vantajoso.

Essa prorrogação, no entanto, não é automática. A administração precisa verificar se os preços registrados permanecem compatíveis com os valores de mercado, garantindo que não haverá prejuízo ao erário público ao estender a vigência da ata.

Condições para prorrogação da ata de registro de preços

A nova legislação estabelece condições claras para que a prorrogação da vigência da ARP seja possível:

Manutenção do preço vantajoso

O principal critério para a prorrogação da ARP é a manutenção de um preço vantajoso. A administração deve realizar estudos e comparações de mercado para confirmar que os preços registrados continuam competitivos e benéficos. Caso o preço não seja mais vantajoso, a prorrogação não deve ocorrer.

Previsão de prorrogação no edital

Para que a ata de registro de preços possa ser prorrogada, essa possibilidade precisa estar expressamente prevista no edital de licitação. Ou seja, se o edital original não previu a extensão do prazo, a prorrogação será juridicamente inviável.

Vedação de acréscimos de quantitativos

Outra regra importante trazida pela nova legislação é a vedação de acréscimos nos quantitativos inicialmente registrados. A prorrogação permite que a administração utilize o saldo não consumido dos quantitativos registrados, mas não pode ser usado como pretexto para aumentar a quantidade de itens ou serviços inicialmente previstos na ARP.

No art. 23 do Decreto nº 11.462/2023, que regulamenta a nova lei, essa regra é reafirmada:

Art. 23. Fica vedado efetuar acréscimos nos quantitativos estabelecidos na ata de registro de preços.

Benefícios da prorrogação da ata de registro de preços

A prorrogação do prazo de vigência da ata de registro de preços traz diversos benefícios tanto para a administração pública quanto para as empresas fornecedoras. Vejamos alguns deles:

1. Economia de tempo e recursos

A prorrogação evita que a administração pública tenha que realizar novos processos licitatórios para adquirir os mesmos itens ou serviços, gerando uma economia significativa de tempo e recursos administrativos.

2. Estabilidade de preços

A possibilidade de manter os preços registrados por até dois anos traz uma vantagem considerável, especialmente em períodos de inflação ou alta volatilidade de preços. Com isso, a administração pública garante previsibilidade e controle de custos.

3. Facilidade na gestão de contratos

Para as empresas fornecedoras, a prorrogação da ata representa uma oportunidade de manter contratos estáveis com a administração pública por um período mais longo, gerando segurança na receita e facilitando o planejamento financeiro.

Desafios da prorrogação da ARP

Apesar dos benefícios, a prorrogação da vigência da ata de registro de preços também apresenta alguns desafios que precisam ser geridos adequadamente:

1. Monitoramento constante de preços

Tanto a administração quanto os fornecedores precisam monitorar continuamente os preços de mercado para garantir que o valor registrado na ata ainda seja vantajoso. Um mercado em rápida flutuação pode comprometer a economia planejada pela administração.

2. Gerenciamento eficaz do quantitativo

Como a prorrogação não permite o acréscimo de quantitativos, é necessário um gerenciamento eficaz para garantir que os bens ou serviços registrados sejam suficientes para atender às demandas durante o período prorrogado.

3. Necessidade de planejamento antecipado

A possibilidade de prorrogação exige que a administração planeje melhor a contratação de bens e serviços, já que os quantitativos inicialmente estabelecidos precisam ser cuidadosamente calculados para evitar tanto faltas quanto excessos.

Como a prorrogação impacta as empresas fornecedoras

Para as empresas, a prorrogação da ata de registro de preços traz desafios específicos. Elas precisam manter a competitividade dos seus preços e estar preparadas para atender s demandas por um período mais longo. Além disso, precisam avaliar se os custos de produção permanecem viáveis dentro do preço registrado na ARP.

Por outro lado, a prorrogação representa uma oportunidade de ampliar a estabilidade de fornecimento para a administração pública, gerando maior segurança contratual.

O papel da consultoria em licitações na gestão de registro de preços

Contar com o apoio de uma consultoria especializada em licitações, como a Eagle, é essencial para garantir que todas as etapas do processo licitatório, incluindo a gestão da ata de registro de preços, sejam executadas de forma eficiente e dentro das normativas legais. Uma consultoria pode auxiliar tanto a administração quanto os fornecedores na gestão dos prazos, dos quantitativos e na análise de preços, assegurando o sucesso da prorrogação.